Quand on dirige une entreprise, on est vite occupé. Je dirige à la fois une entreprise de blogs et une entreprise de flash mob, et je reçois des tonnes d’emails et je dois créer de nouveaux documents et contenus régulièrement. J’ai découvert que certains modèles peuvent me faire gagner beaucoup de temps si je les configure à l’avance.
Il s’agit d’un outil d’aide à la décision.
Modèles de courrier électronique
Dans mon activité de blog, je reçois régulièrement des emails sur des opportunités de publicité et de partenariat. Dans mon entreprise de flash mob, je reçois régulièrement des courriels sur l’obtention d’un mob personnalisé ou sur la façon de rejoindre un mob.
J’ai pu réduire le volume en créant de nouvelles pages sur chaque site Web, mais le plus gros gain de temps a été de créer des réponses standard en boîte pour les quatre questions les plus courantes que je reçois.
J’ai rédigé les réponses dans Word, mais je les ai enregistrées dans Gmail en tant que « réponses en boîte » que je peux utiliser en quelques clics.
Voici un excellent post sur la façon de configurer les réponses en conserve de Gmail. Vous pouvez également enregistrer des e-mails en tant que modèle dans Outlook. Si vous n’arrivez pas à comprendre comment utiliser les modèles ou les réponses en boîte, vous pouvez toujours enregistrer un document Word et copier le texte lorsque vous en avez besoin.
Les réponses en boîte de Gmail peuvent être utilisées comme modèle.
Modèles de contrat
Beaucoup d’entreprises ont besoin de documents juridiques lorsqu’elles vendent un service ou font appel à un nouveau fournisseur, et la création d’un nouveau contrat à partir de zéro peut être une énorme perte de temps, si ce n’est une grosse dépense.
Les modèles de contrat peuvent être utilisés par les entreprises pour la rédaction de leurs contrats.
Si votre entreprise est simple, vous pouvez créer des modèles de contrat de base à remplir chaque fois que nécessaire. J’ai utilisé Microsoft Word pour créer des formulaires avec des champs à remplir avec les informations sur les nouveaux clients.
Si vous traitez des affaires d’un montant élevé ou des produits complexes, je suggère de travailler avec un avocat pour créer un modèle qui correspond à vos besoins.
Nouveaux modèles de billets de blog
Si vous essayez de construire votre site web aux yeux de Google, la meilleure façon de le faire est avec un blog dans votre site web. Si votre activité principale n’est pas le blogging, cela demande beaucoup de travail, mais peut prendre moins de temps si vous avez un modèle.
Modèles Excel
Si vous devez effectuer régulièrement des calculs similaires, les modèles Excel (ou Google Docs) sont une excellente ressource. J’utilise des modèles pour diviser ma facture de téléphone portable et calculer les dépenses de loyer et de services publics.
Il y a aussi des modèles pour le calcul de l’impôt sur le revenu.
Si vous voulez des idées de modèles de feuilles de calcul, consultez la galerie de modèles de Google Docs et les modèles pour Microsoft Office.
Comment utilisez-vous les modèles ?
Je n’ai ici que quelques idées de modèles, mais vous pouvez les utiliser pour gagner du temps dans la réalisation de nombreuses tâches pour votre entreprise. N’hésitez pas à partager vos meilleures idées de modèles dans les commentaires.
