Les réunions de travail sont des moments importants pour le bon fonctionnement de l’entreprise. Cependant, lorsque la routine s’installe dans les réunions, il devient difficile de stimuler l’équipe. C’est pourquoi organiser une réunion d’équipe en dehors de vos locaux est une excellente initiative. Voici les étapes à suivre pour bien organiser votre réunion.
Commencer par louer une salle de réunion
Les critères pour choisir la salle
Plusieurs éléments doivent être pris en compte lorsque vous décidez d’organiser une réunion d’équipe en extérieur. Concernant le lieu, vous avez le choix entre la salle de réception, la salle de formation et la salle de séminaire. Chacune d’elles possède ses spécificités. Vous pouvez aussi choisir un espace de coworking pour avoir des espaces de travail modulables selon vos besoins. Quant à la localisation, il est préférable ici d’opter pour un lieu pas très loin du bureau. Cela réduit le temps de déplacement. Néanmoins, il doit offrir un cadre agréable et dépaysant. Afin de faciliter l’agencement, nous conseillons d’examiner la capacité d’accueil de la salle. Il faut un espace pouvant accueillir la totalité de l’équipe. Pour louer une salle de réunion par des professionnels, vous pouvez passer par des sites spécialisés. C’est la solution pour trouver le lieu idéal pour des événements professionnels.
Les avantages de la location de salle
Organiser une réunion en dehors de votre bureau permet de booster la créativité de votre équipe. Vous libérez vos collaborateurs de la routine de vos salles de réunions ordinaires. Votre équipe peut se réunir dans des lieux confortables et cosy. Elle profite d’un cadre idéal pour travailler et suivre les présentations. Cela peut être bénéfique pour sa productivité. La location de salle atypique vous offre l’opportunité de motiver l’équipe. En proposant des activités originales, vous allez également renforcer sa cohésion. Choisir la location de salle par des professionnels, c’est se retrouver dans un lieu intimiste. Il s’agit d’un point non négligeable lorsque vous souhaitez discuter des stratégies importantes de l’entreprise.
Déterminer l’objectif et fixer le planning de la réunion
Quand vous organisez un événement tel qu’une réunion de travail en extérieur, il faut déterminer l’objectif souhaité. Vous pouvez organiser des réunions de travail en externe pour un brainstorming ou pour faire un bilan. Les réunions professionnelles peuvent servir à réfléchir à de nouvelles approches stratégiques. Il est possible que ça soit pour un team building ou un échange collaboratif dans le but de résoudre un problème. En fonction de votre objectif, vous allez fixer le planning de la réunion. Vous pouvez avoir besoin d’une journée d’étude. Dans certains cas, une demi-journée suffit. Avant de réserver votre salle, il est important de définir les points à aborder pour calculer la durée de la location.
Préparer les équipements nécessaires pour la réunion
Pour une réunion d’équipe en dehors des bureaux, vous devez penser aux équipements nécessaires. Vous pouvez louer une salle de réunion déjà équipée. Les salles équipées permettent d’organiser les réunions en toute sérénité. Si vous n’optez pas pour ce choix, sachez que vous aurez besoin :
- d’un paper-board ou le fameux tableau blanc pour la présentation écrite ;
- d’un vidéoprojecteur pour la présentation vidéo ou la visioconférence ;
- de micros et baffles pour la sonorisation ;
- d’une connexion wifi haut-débit.
Prévoir les besoins après la réunion
Pour une organisation de réunion d’équipe réussie, il faut aussi penser à l’afterwork. Si votre réunion se déroule en soirée, vous pouvez suggérer des buffets ou des plateaux-repas. Les différents plats savoureux et gourmands feront office de dîners pour vos collaborateurs. Entre les réunions, il est préférable de proposer des cocktails ou des pauses-café. Vous pouvez mettre à disposition des participants des boissons chaudes et des viennoiseries. Pour faciliter votre organisation, il vous est possible de faire appel à un traiteur avec une offre tout-compris.
