La plupart des employeurs du monde entier collectent une quantité considérable d’informations personnelles sur leurs employés. Les employeurs utilisent les informations de leurs employés pour diverses raisons – de l’évaluation des personnes interrogées au cours du processus de sélection aux avantages sociaux des employés, en passant par l’administration de la paie et la gestion d’autres avantages divers postérieurs à l’emploi.
Cependant, les employeurs doivent connaître leurs obligations légales d’utilisation des données qui relèvent des lois et règlements de protection qui contrôlent l’utilisation, la collecte et le transfert des informations personnelles. Il est important pour les employeurs de définir des paramètres et de revoir leurs obligations légales lorsqu’il s’agit de protéger la confidentialité des données des employés.
Certes, l’importance de la protection des données est considérable.
La mesure significative que les entreprises peuvent prendre est certainement de bien comprendre leurs limites légales. Dès que ces obligations sont prises en charge, les entreprises peuvent alors être en mesure d’auditer leurs procédures et politiques, et d’apporter les modifications requises pour s’assurer que les informations des employés sont bien protégées.
Définir les informations sur les employés
Bien que les informations sur les employés ne puissent pas se limiter à une définition simple, elles comprennent principalement les photos des employés, leurs adresses, leurs dates de naissance, leurs dossiers médicaux et leurs numéros de sécurité sociale. Elles contiennent également des informations sur les attentes financières d’un employé vis-à-vis de l’employeur, telles que les avantages sociaux et autres plans d’avantages sociaux.
Il s’agit de toute information relative à l’identité de l’employé.
Toute information relative au régime d’avantages sociaux du personnel ne doit pas être utilisée comme source pour le gain monétaire d’autrui. Mais avant de discuter de l’extraction et de la confidentialité des informations sur les données des employés, il est inévitable de ne pas connaître la loi sur la protection de la vie privée et les lois sur la protection des données. En Amérique, les lois qui tournent autour de la vie privée et de la protection des données reposent sur la loi sur la vie privée de 1974 qui indique clairement comment le gouvernement et les entreprises privées gèrent les informations personnelles des gens. Les contraintes légales de l’entreprise concernant le maintien de la confidentialité des informations des employés sont potentiellement très étendues et contiennent les éléments suivants :
Publication des numéros de téléphone cellulaire personnels des employés
Avec les torréfacteurs et les horaires de travail, si vous vous aidez de programmes comme Excel, vous notez probablement les numéros de tout le monde, afin de pouvoir les contacter lorsqu’il y a quelque chose d’important. Mais lorsque vous publiez un torchon ou un horaire de travail couvrant des informations sensibles telles que les numéros de téléphone cellulaire personnels des employés, et non des contacts liés au travail, et que vous l’affichez sur le tableau d’affichage de votre lieu de travail, vous invitez en fait les ennuis en mettant vos employés en danger ainsi que votre entreprise.
Oui, il est assez pratique pour un collègue d’utiliser la liste publiée pour organiser un remplacement si quelqu’un s’est fait porter pâle, mais que se passe-t-il si les informations affichées publiquement tombent entre de mauvaises mains ? Et même si vous voulez penser que cela a très peu de chances d’arriver, cela se produit. Gardez à l’esprit que le vol d’informations devient courant, vous pourriez inviter des ennuis non désirés en mettant votre entreprise dans une position vulnérable qui peut conduire à un procès potentiel.
Utiliser le courrier électronique pour des conversations sensibles
De nombreuses entreprises au quotidien, pour tout et n’importe quoi communiquent par email avec leurs employés. Mais lorsque vous utilisez le courrier électronique à des fins de communication, il devient assez facile de transmettre ou de copier par inadvertance des informations sensibles à des personnes qui ne devraient pas être dans le coup. Cela peut vous attirer des ennuis et causer de graves problèmes. Pour les conversations sur des sujets tels que l’évaluation, les performances, les primes, la rémunération et le développement professionnel, choisissez votre mode de communication avec soin!
Fichiers d’employés non sécurisés
Pour les employeurs, la tenue des dossiers est considérée comme une exigence commerciale très simple. Cela peut être fastidieux, mais ce n’est certainement pas quelque chose que vous pouvez ignorer. En Australie, les employeurs sont censés conserver les dossiers de leurs employés pendant sept ans, ce qui couvre les détails de base comme le nom, le taux de rémunération, la date d’entrée en fonction, les droits à congé, etc. De même, en Amérique, les employeurs sont tenus de conserver les dossiers d’information sur les charges sociales pendant au moins quatre ans et les dossiers d’information comme les accidents du travail pendant au moins 10 ans environ.
Mais au lieu de conserver des informations très sensibles sur les employés sous forme de copies papier qui risquent d’être compromises, un système de cloud vous permet d’accéder facilement et en toute sécurité aux fichiers d’informations 24 heures sur 24 avec une piste d’audit complète.
