Pour être efficaces, les services techniques d’une collectivité doivent améliorer leur système de gestion des tâches. Cela leur permet d’accompagner la population locale au quotidien et de répondre efficacement à leurs besoins.
Optez pour un logiciel de gestion des services techniques
Un logiciel de gestion des services techniques est un outil qui réunit des fonctionnalités pratiques pour gérer les opérations suivantes :
- le traitement des demandes,
- les interventions,
- les achats,
- l’inventaire du patrimoine.
Il permet également de centraliser les activités quotidiennes de réparation et d’anticiper les tâches de contrôle. Ainsi, afin d’éviter les pertes de temps, vous pouvez opter pour un logiciel de gestion des services techniques. Comme on peut le voir sur un site comme https://www.astech-solutions.com, ce type de programme informatique vous sera d’une grande utilité pour assurer une meilleure remontée d’information et couvrir l’ensemble des besoins de votre collectivité au quotidien.
En centralisant les informations, ce type de programme permet d’alerter sans tarder les chefs d’équipe à propos d’éventuels incidents. La réactivité des équipes est ainsi améliorée. De plus, cet outil permet à l’agent en charge du stock de scanner facilement les pièces à sortir et d’assurer une meilleure traçabilité dans le système de gestion.
Les modules indispensables dans un logiciel de gestion des services techniques
Avant de choisir un logiciel de gestion des services techniques, assurez-vous qu’il comporte les modules qui suivent.
La gestion du patrimoine
Ce module permet aux différents services de répertorier leurs biens. Il facilite la constitution d’un Référentiel Commun pour l’intégralité des parcs gérés par la collectivité (locaux, parcelles, véhicules, matériel). Il est accessible à l’ensemble des services en fonction des habilitations attribuées par les administrateurs.
Pour chacun des biens répertoriés, la localisation géographique est précisée et un suivi individualisé est possible. Des alertes sur les tâches de gestion périodiques et réglementaires peuvent également être paramétrées.
La gestion et la programmation des travaux
Ce module permet de gérer le cycle complet d’une intervention par une des équipes de la collectivité : de l’enregistrement de la demande au suivi de l’exécution des travaux. Il facilite l’évaluation des ressources et le suivi budgétaire. Grâce à ce module, les collectivités peuvent améliorer la qualité de leurs prestations par une meilleure circulation des informations et une optimisation précise des plannings. De plus, la coordination des équipes internes et des entreprises extérieures peut être plus aisément optimisée.
La gestion des stocks et des achats
Le module stock-achat permet de mieux superviser toute la chaîne de stockage : du suivi des immobilisations au réapprovisionnement. Avec les différentes fonctionnalités de ce module, vous pouvez optimiser et contrôler les étapes entre l’acquisition, le stockage et la diffusion des produits dans les différents services. Ces fonctionnalités peuvent inclure :
- les propositions automatiques de commandes à faire en fonction de l’état des stocks,
- la définition de fournisseurs prioritaires,
- le calcul du prix moyen pondéré,
- la courbe ABC.
Si vous possédez plusieurs lieux de stocks différents, il permet également de recenser un article qui se trouve dans chaque lieu d’entreposage.
La gestion des énergies
Le module de gestion des énergies facilite le suivi des contrats d’approvisionnement pour l’électricité et tous les types de fluides (gaz, eau, fioul). Il permet de contrôler les factures, la ventilation des consommations et les dépenses par service. Grâce à ce module, un utilisateur peut superviser sur un même tableau de bord sa consommation d’électricité, d’eau et de gaz.
Améliorez la communication au sein de vos équipes
Lorsqu’une information est mal transmise, les tâches peuvent être très mal exécutées. Afin d’éviter cela, les services techniques des collectivités doivent mieux communiquer en visant l’efficacité. Pour y parvenir, il est conseillé d’améliorer la manière dont circule une information au sein de vos services.
De plus, il est important de rendre vos équipes plus accessibles aux administrés. Pour cela, vous pouvez utiliser différents supports de communication. Par exemple, il est possible de créer des espaces de discussion sur les réseaux sociaux pour permettre aux concitoyens et à votre personnel d’échanger. Les habitants peuvent exprimer ainsi plus facilement leurs préoccupations. Ils peuvent également savoir ce qui est fait pour améliorer leurs conditions de vie.
La formation du personnel est indispensable en continu
Par ailleurs, la formation du personnel est importante pour améliorer la qualité des prestations des services techniques d’une collectivité. Cette formation doit être objective, concise et de bonne qualité. Pour cela, vous pouvez faire appel à des coachs professionnels pour travailler sur :
- l’utilisation des outils informatiques,
- le travail en équipe,
- la communication,
- la prise en charge des avis du public.
Des experts sont capables d’enseigner à vos équipes les notions clés pour être plus performants. N’hésitez pas à programmer des séances de formation pour mettre à jour les connaissances de vos équipes.
