Il n’est pas surprenant que les départements juridiques et informatiques aient des objectifs différents pour leur organisation. Le service juridique se concentre sur l’atténuation des risques principalement liés à l’environnement réglementaire de leur entreprise, tandis que le service informatique se préoccupe de l’architecture, du matériel, des logiciels et des réseaux, afin que les employés de l’entreprise puissent faire leur travail avec succès. Malgré leurs objectifs différents, ils doivent travailler main dans la main – en particulier lorsqu’il s’agit de la gestion des données. C’est là que les problèmes surviennent.
Le service juridique et le service informatique sont souvent en désaccord sur ce qu’il faut conserver, quand sauvegarder les données de sauvegarde, qui est responsable de quoi, et plus encore.
Si les deux services ne parviennent pas à combler le fossé, ils risquent de dépasser les budgets en raison d’une trop grande quantité de données et de faire face à des sanctions coûteuses dues à la spoliation de preuves. S’ils apprennent à travailler l’un avec l’autre, les équipes juridiques peuvent avoir un meilleur aperçu des litiges potentiels tandis que les équipes informatiques seront épargnées des maux de tête avant et pendant les litiges.
Quelques conseils pour aider les deux départements à travailler ensemble
S’accorder sur une politique de conservation des documents
Une politique de conservation des documents oblige une entreprise à conserver les documents produits par les employés pendant une fenêtre de temps déterminée. Travaillez avec un expert juridique dans votre domaine pour créer une politique de conservation hermétique, mandatant les données à conserver ou à détruire au sein de l’organisation. Vous avez fini de créer la politique ? Super, mais vous n’avez pas encore terminé. Considérez-la comme un document vivant. Veillez à l’appliquer et à le tester en permanence.
Déterminer les responsabilités et les budgets
Identifiez les principales parties prenantes de l’informatique, de la gestion des documents, du service juridique, des RH et des finances afin de vous assurer que tous sont d’accord pour déterminer qui est responsable du budget et des actions. Veillez à générer une charte du groupe, ainsi qu’une ligne directrice pour chaque département représenté. Réunissez-vous régulièrement pour faire le point sur les changements à venir qui pourraient affecter la politique. En outre, la mise en œuvre d’un logiciel de gestion des données peut donner de la rigueur à la politique de conservation d’une entreprise. Une fois que vous avez identifié votre logiciel de gestion des données, mettez-vous d’accord sur qui portera le budget.
Laissez tomber le jargon. Utilisez un anglais clair et simple.
Ouvrir des lignes de communication est un excellent moyen de commencer à solidifier un partenariat, et pourtant cette pratique est souvent négligée. Le service juridique se retrouve régulièrement à éduquer l’IT sur les implications juridiques du simple déplacement de données, de la mise à jour de l’infrastructure ou de la distribution de la technologie émise par l’entreprise. Dans le même temps, l’informatique a tendance à se retrouver à expliquer l’importance de la sauvegarde des sauvegardes en cas de sinistre ou de la mise à jour ou de l’implémentation de nouveaux logiciels.
Dans le même ordre d’idées, le jargon peut rendre chaque partie confuse et frustrée, avec des termes tels que détention légale, migration de données, collecte et métadonnées. Comment l’informatique et le juridique peuvent-ils se comprendre quand ils parlent deux langues différentes ? Réduisez le jargon et utilisez des termes profanes.
Embrasser les cartes de données
Collaborez avec les services juridiques et informatiques et la gestion des documents pour élaborer une carte des données, rendant compte de tous les référentiels de données au sein de l’organisation. Veillez à désigner une personne de référence responsable de la création et de la mise à jour de ces informations. Les données cartographiées aideront les équipes juridiques à identifier rapidement l’emplacement des documents. Une fois que vous avez créé la carte des données de l’organisation, testez-la périodiquement.
Au rythme et au volume des données créées aujourd’hui, il est essentiel que vos cartes soient vérifiées – c’est-à-dire que de nouvelles données soient ajoutées et que d’anciennes soient supprimées ; rien ne doit échapper aux mailles du filet.
Apprendre du passé
Organisez une réunion rétrospective après un projet pour identifier comment vous auriez pu mieux faire les choses. Des itérations sont attendues au fur et à mesure que les paysages de données et les nouvelles technologies/appareils émergent. Ajustez la politique de conservation des documents et les cartes de données. Le processus évoluera toujours, et il est important que les deux départements communiquent régulièrement pour travailler à l’obtention d’un meilleur résultat final.Avec l’intention de se concentrer sur une meilleure collaboration et l’engagement à la réussite de chacun, les deux départements travailleront mieux ensemble.
N’oubliez pas qu’en fin de compte, vous jouez tous pour la même équipe. Les services de l’entreprise ont besoin d’une bonne collaboration.
