Les filiales des multinationales ou les jeunes entreprises exécutant des projets d’envergure nationale ou internationale emploient généralement de grands effectifs, pour pouvoir satisfaire leurs besoins de production. Si vous êtes manager dans une telle enseigne et avez comme mission de coordonner le travail d’une équipe nombreuse, il vous faudra recourir à une stratégie de gestion de ressources humaines taillée sur mesure. Vous aurez aussi besoin d’outils d’amélioration de la productivité. Comment pouvez-vous vous y prendre pour maximiser vos chances de succès ? Quels sont les points dont vous devez tenir compte pour tirer le meilleur de vos collaborateurs dans un tel contexte ?
Utilisez un outil de gestion du temps de travail
Une planification minutieuse est nécessaire pour réussir les projets que vous pilotez au sein d’une entreprise, à plus forte raison lorsque vous avez un important effectif sous vos ordres. Le contrôle, chez chacun, du respect des délais et de la qualité du travail multiplie considérablement les missions dont vous avez la charge. Il est important que vous disposiez d’un outil vous permettant de planifier les activités à long terme et les tâches à court terme, avec un maximum de précision, selon les objectifs. Intégrant les fonctions utiles à cette fin, les outils de gestion du temps éliminent l’incertitude dans l’évolution du travail, ainsi que le stress qui en découle, aussi bien à votre niveau qu’au niveau des membres de votre équipe. Grâce à eux, un projet peut prendre la forme d’un cumul de micro-projets, définis chacun sur une marge temporelle. Ce faisant, ils contribuent à l’adoption d’une méthodologie de gestion intelligente, car l’ensemble de l’équipe gagne en efficacité.
Un outil de gestion du temps peut être une application mobile, un logiciel sur ordinateur ou encore une application web. Pour les solutions les plus complètes du marché, les 3 versions sont disponibles. Vos contenus et plannings sont automatiquement synchronisés d’un périphérique à un autre. Un outil de gestion du temps présente comme principal avantage de faciliter la gestion des activités et du temps de l’ensemble de l’équipe. Il vous aide à organiser les tâches suivant une certaine chronologie et à les catégoriser en tenant compte de leur importance ou des collaborateurs qui les exécutent.
Tout au long des missions qu’exécute la grosse équipe que vous supervisez, une solution de gestion du temps vous garantit une traçabilité en ce qui concerne les attributions de tâches, le temps mis pour leur exécution (en comparaison au délai d’exécution initialement fixé), etc. Elle fournit les éléments pour une certaine transparence et vous permet d’avoir une vision plus juste de l’apport de chaque travailleur.
Définissez les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe
Le management efficace d’une grosse équipe exige de bien établir les rôles et responsabilités. Lorsque vous informez clairement chaque membre des tâches qui lui incombent et veillez à un certain équilibre dans la distribution des rôles, vous évitez les frustrations et les sentiments de favoritisme. Ceux-ci sont nocifs à l’harmonie des équipes élargies et à leur rendement. Chacun prend conscience qu’il a une partition à jouer pour l’atteinte des objectifs collectifs et qu’il est de son devoir d’agir dans le cadre défini (que faire ? comment le faire ? quand le faire ?), afin de ne pas enrayer l’évolution d’un projet.
En tant que manager, facilitez cette démarche en exposant à tous la vision sur laquelle s’aligner et en explicitant l’importance de toutes les compétences présentes. En plus de savoir ce qu’il doit faire, chaque collaborateur saura aussi pourquoi il le fait. Sa motivation sera optimale. Si cette condition est effectivement remplie chez chaque membre, toute la grosse équipe avancera de façon harmonieuse vers la réalisation des objectifs.
Attribuez les tâches en fonction des forces et faiblesses de chacun
Au sein d’une grande entreprise ou d’une startup, en vue de préserver l’harmonie dans le déroulement des missions d’une grosse équipe (projet ponctuel ou activités quotidiennes), il est essentiel de veiller à une adéquation compétences / tâches attribuées. Une répartition efficace des tâches techniques doit en effet se baser sur les compétences de chaque membre de l’équipe et tenir compte de ses aptitudes à travailler dans certaines conditions. Il est question, d’une part, de considérer le profil de chacun (parcours, expériences, etc.).
D’autre part, la gestion d’une grosse équipe exige de créer les conditions pour une optimisation de la productivité. Afin d’être productif, chaque collaborateur doit travailler selon sa capacité et ses limites. Il vous revient, en tant que manager, de déceler les forces et les faiblesses des membres de l’équipe, et d’en tenir compte au moment de confier une tâche donnée à tel collaborateur. Il peut arriver par exemple qu’un membre de votre équipe excelle sur les tâches complexes, mais qu’il ne soit pas en mesure de travailler à un rythme accéléré, pendant qu’un autre, capable d’évoluer à un rythme soutenu, ne serait performant que sur des tâches simples. Soyez attentif aux performances de chacun.
Si l’équipe en est à ses débuts, procédez à une répartition équilibrée à tous points de vue (à compétences égales, confiez des tâches similaires sur des délais identiques). Réajustez ensuite au fur et à mesure, selon les conclusions de vos observations, et faites-en de même en ce qui concerne les responsabilités de chacun.
Veillez dans tous les cas à rester clair et précis sur les rôles de tous les collaborateurs, afin de fluidifier les échanges et interactions à l’intérieur de l’équipe.
Encouragez la communication et la collaboration entre les membres de l’équipe
Pour qu’une équipe soit performante, les informations doivent être fluides et parvenir à tous les membres en temps réel. En suivant régulièrement les activités dont s’occupe la grosse équipe que vous dirigez, vous détectez rapidement les dysfonctionnements et les corrigez au plus tôt. Toutefois, puisqu’il s’agit d’une grosse équipe, vous aurez du mal à faire un suivi membre par membre, d’autant plus que toutes les situations de blocage n’ont pas systématiquement besoin de votre intervention. C’est à ce niveau que les échanges entre les membres sont déterminants.
Les membres de votre équipe doivent avoir la culture du partage d’informations et de l’entraide. Lors des points collectifs, incitez-les à discuter entre eux d’éventuels problèmes qu’ils rencontrent dans l’exécution de leurs tâches. Selon les activités en cours, formez des binômes ou de petits groupes de 3 ou 4 par personne, afin de favoriser l’esprit collaboratif. En procédant ainsi, vous éliminez les pertes de temps qui surviendraient si chacun devait venir vers vous au moindre doute, et optimisez les processus internes. Restez tout de même ouvert et disponible, pour que vos collaborateurs se sentent libres de vous solliciter lorsque toute l’équipe est bloquée face à un nœud. Récompensez les meilleurs et motivez les travailleurs les moins productifs. Puisque vous leur parlez du fait que l’importance que la communication doit avoir au sein du groupe, vous donnez ainsi le bon exemple et permettez que se développe chez chacun le sentiment d’appartenir à un ensemble.
Favorisez un sentiment de communauté au sein de l’équipe
Il est primordial d’instaurer une ambiance conviviale au sein de l’équipe, quelle que soit sa taille, de sorte que les interactions restent cordiales entre les membres de votre équipe, et entre les membres et vous. À plus forte raison, dans le cas d’une grosse équipe, les situations de tension ont rapidement un effet tache d’huile : elles se répercutent sur les autres membres, entachent la quiétude du groupe et impactent la productivité. Même si vous n’avez pas un contrôle total sur la façon dont vos collaborateurs interagissent entre eux, créez les conditions pour que chaque membre se sente considéré à sa juste valeur et traité comme part d’une communauté travaillant pour un même but.
Lorsque vous devez faire des remontrances à un collaborateur, essayez d’être bienveillant et faites des critiques constructives, pouvant lui permettre de s’améliorer. S’il s’agit d’erreurs graves, reprochez-les lui en tête à tête, puis évoquez-les face à toute l’équipe, afin qu’elles ne se reproduisent plus, mais sans mentionner celui qui les a commises. Lorsque vous devez tenir des deadlines serrées et décidez de mettre la pression à vos collaborateurs, ressortez bien sûr les responsabilités de chacun, mais assurez-vous que tous ressentent la pression de la même manière. Toute la grosse équipe se mettra alors à la tâche en bloc, face à un but commun, pour des victoires communes !
