Transfert vers le cloud
Vous avez finalement décidé de faire le grand saut vers la gestion de cabinet juridique basée sur le cloud – félicitations et bienvenue dans le monde du cloud ! Alors que vous vous préparez à mettre en place vos fichiers dans le système, voici quelques conseils à garder à l’esprit pour cette nouvelle et passionnante transition.
Restez calme – C’est géré
Nous connaissons tous quelqu’un qui s’occupe des affaires, la personne qui vous aide à surmonter les situations stressantes. La mise en place ne devrait pas être stressante et avec le bon prestataire, elle ne le sera pas.
Veillez à comprendre qui vous aidera à vous former sur votre nouveau système de gestion de cabinet basé sur le cloud. Serez-vous en mesure de parler à une personne réelle, en direct ? Ou bien serez-vous livré à des webinaires préenregistrés et à des guides d’utilisation à l’emporte-pièce ? Assurez-vous que l’assistance offerte correspond à ce que vous attendez. Attendez-vous à ce qu’une vraie personne vous accompagne personnellement et professionnellement à chaque étape.
Sécurité et importation des données
Vous avez réussi à patauger parmi des centaines d’options de gestion de cabinet en nuage – et vous vous êtes contenté de celle qui avait la meilleure note de sécurité des données, n’est-ce pas ? Bien sûr que vous l’avez fait, mais pourquoi la sécurité des données est-elle importante ? Elle est importante parce que votre réputation et votre gagne-pain reposent sur la confiance. Vos clients vous font confiance pour assurer la confidentialité de leurs affaires et la sécurité de ces dossiers, quel que soit l’endroit où vous les transférez. Lorsque vous transférez des fichiers vers votre nouveau logiciel de gestion de cabinet, assurez-vous que votre fournisseur confirme la sécurité de vos données. Recherchez la certification de données SOC2. Cette norme de conformité de premier ordre comprend les principes de sécurité, de disponibilité, d’intégrité du traitement et de confidentialité des services fiduciaires tels que définis par l’AICPA. En gros, il s’agit de la vraie certification en matière de sécurité des données et votre fournisseur doit la posséder.
Frais cachés ? Non merci
La plupart des gens apprécient les surprises, mais pas les frais mensuels surprises ! Comprenez que l’assistance doit être gratuite et disponible pour vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sous la forme d’une personne réelle à l’autre bout du fil. Oui, il est possible de joindre quelqu’un à tout moment et oui, vous devez vous y attendre. Comprenez que les centres d’appels avec des horaires de 8h à 20h peuvent ne pas être disponibles pour vous lorsque vous avez absolument besoin d’aide, selon la côte sur laquelle vous vivez. Pas drôle.
Ne laissez rien derrière vous
Ne laissez rien de côté : assurez-vous que tous vos contacts, clients, affaires, documents, calendriers, tâches, activités et autres peuvent être configurés dans votre nouveau système. Vérifiez auprès de votre fournisseur comment importer efficacement des dossiers entiers dans votre nouveau système. Votre fournisseur devrait vous en informer lors du processus d’intégration, car il s’agit d’une fonctionnalité importante.
