Grâce à l’évolution de la technologie, vous n’avez plus besoin de vous déplacer pour envoyer un courrier. En effet, il est désormais possible d’envoyer un courrier en ligne depuis une plateforme dédiée. Des services en ligne proposent l’envoi de courrier partout dans le monde. Pour l’expédier, il est primordial de suivre plusieurs étapes.
Pourquoi envoyer un courrier en ligne ?
Envoyer un courrier en ligne présente de nombreux avantages. Tout d’abord, vous pouvez gagner du temps dans l’envoi de vos courriers. En effet, ces derniers seront transmis instantanément, ce qui vous permet d’établir une communication rapide et efficace. Les plateformes spécialisées dans l’envoi de courrier en ligne offrent également des fonctionnalités intéressantes. Pour plus d’informations sur les avantages d’envoyer des courriers via une plateforme en ligne, allez voir le site envoi-courrier.fr
Comment réussir vos envois de courrier en ligne ?
L’envoi d’un courrier en ligne rentre dans le cadre d’une démarche écologique, car il permet de réduire l’empreinte carbone. Voici les étapes à suivre pour envoyer vos courriers en ligne.
Choisir une plateforme pour l’envoi de courrier en ligne
L’envoi de courrier en ligne doit se faire via une plateforme dédiée à cet effet. Vous devez effectuer des recherches sur Internet en ciblant celles qui proposent des services d’envoi de courrier professionnel. Ensuite, vous n’avez qu’à choisir celle qui correspond à vos besoins. N’oubliez pas de créer un compte et de renseigner toutes les informations demandées.
Il convient de noter que les fonctionnalités proposées ne sont pas les mêmes pour chaque outil de service d’envoi de courriers. Toutefois, les fonctionnalités suivantes s’avèrent les plus utiles :
- la personnalisation des modèles de lettre ;
- le suivi des envois.
Écrire votre courrier
En général, chaque outil a ses propres modèles de lettre. Vous n’avez qu’à rédiger votre courrier suivant ce modèle. Avant de choisir le type d’impression (en couleur ou en noir et blanc, sur le recto uniquement ou recto-verso), n’oubliez pas de faire une mise en page. Votre lettre sera ensuite imprimée et placée dans une enveloppe avant d’être envoyée à son destinataire. Notez que les plateformes spécialisées peuvent envoyer des courriers jusqu’à 100 destinataires.
Recevoir une preuve de dépôt
Une fois la lettre envoyée, vous recevrez une preuve de dépôt avec un accusé de réception dématérialisé vous permettant de faire un suivi. À noter que ces derniers ont la même valeur juridique qu’un courrier classique. En cas de perte de vos documents, la preuve de dépôt fera office de pièce justificative. Celle-ci est généralement conservée dans votre espace client.
Valider l’envoi de votre courrier
N’oubliez pas de procéder à la vérification de votre courrier avant de le valider. Par ailleurs, notez que vous pouvez programmer l’envoi de vos courriers, 3 mois à l’avance. Une fois validés, vos courriers seront tout de suite apportés au centre de tri postal pour plus de rapidité sur l’envoi. C’est La Poste qui se charge de distribuer vos courriers, ce qui vous permet de gagner du temps, car c’est le service en ligne qui se charge de l’impression et de l’envoi à La Poste.
L’importance du suivi pour les envois de courrier en ligne
En tant qu’entreprise, le suivi des envois de vos courriers est important. En effet, vous avez besoin de savoir à tout moment, où se trouve votre courrier. C’est également un moyen de prévenir les problèmes d’expédition. De même, vous avez la possibilité d’accéder à l’historique d’envoi pour vous permettre de conserver la trace des courriers envoyés.
