La gestion des documents est une tâche très importante dans une entreprise. Ainsi, afin de faciliter les tâches des collaborateurs, il est préférable de passer à la dématérialisation des documents. En effet, la dématérialisation procure des avantages considérables à toutes les entreprises. Grâce à ce système de gestion électronique, les employés peuvent conserver et archiver des documents sous format numérique.
La dématérialisation simplifie l’organisation des entreprises
La dématérialisation permet de réduire les tâches, de faciliter l’accès aux données et d’optimiser l’organisation interne d’une entreprise. La numérisation des documents papiers, tels que les contrats, les bulletins de paie, les factures, etc. permet aux employés de gagner plus de temps dans leur travail. En effet, ils n’ont plus besoin d’imprimer ou de rechercher des documents dans les archives, car en seul clic, ils peuvent les retrouver. Par ailleurs, la dématérialisation permet également de favoriser les échanges. Si vous voulez avoir plus d’informations sur cette dernière dans l’entreprise, cliquez sur 1Pacte.com.
Le principe de la gestion électronique des documents
En principe, un logiciel enregistre toutes les informations clés de l’entreprise sur un serveur interne ou externe. Le stockage des documents se fait donc, indépendamment des fichiers bureautiques, des courriels ou des photographies. Cela permettra d’accélérer le traitement et d’assurer la sécurité des documents. De plus, le partage d’informations sera simplifié. La gestion électronique des documents se fait comme suit :
- création ou capture des documents ;
- stockage des documents ;
- consultation et partage des documents ;
- archivage et suppression.
Quels types de documents peut-on dématérialiser ?
Tous les documents papiers peuvent être dématérialisés. Toutefois, les entreprises dématérialisent souvent les documents importants, tels que les relevés bancaires, les courriers entrants, les factures, les bons de commande, les bons de livraison, ainsi que tout autre document administratif. Dans le département RH, les équipes utilisent ce procédé avec les bulletins de paie, les contrats et les déclarations sociales.
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour l’entreprise ?
La dématérialisation offre plusieurs avantages à votre entreprise. Ainsi, vous pouvez, par exemple :
- améliorer votre productivité : les collaborateurs peuvent consulter des documents n’importe où et n’importe quand ;
- renforcer la sécurité : les documents papiers peuvent être perdus ou volés. En revanche, les documents numériques sont sécurisés par un mot de passe.
Favoriser le travail collaboratif
Les équipements informatiques performants et évolutifs favorisent le travail collaboratif en entreprise. D’ailleurs, il faut que chaque équipe et chaque service s’échange des informations concernant un projet en cours. Par ailleurs, vous pouvez simplifier l’organisation de travail en proposant des solutions de signature électronique et des outils faciles à utiliser. D’ailleurs, c’est pour cette raison que de nombreuses entreprises utilisent des solutions collaboratives innovantes et un logiciel performant pour la dématérialisation.
Utiliser des équipements informatiques adaptés à votre organisation
Le mieux est de contacter un professionnel qui pourra vous aider à choisir et à installer un équipement informatique, ainsi qu’un logiciel adapté au type d’organisation que vous souhaitez avoir. De plus, seul un expert propose un dispositif bien sécurisé. Toutefois, la solution dans le Cloud est envisageable.
