L’assemblée générale (AG) occupe une place centrale dans toute entité, qu’il s’agisse d’une association, d’une entreprise ou d’une organisation caritative. Son rôle est de réunir ses membres, de dresser le bilan de l’année passée, de partager les projets à venir et de prendre des décisions importantes. Cependant, la gestion d’une AG de qualité n’est pas chose aisée. Quelles sont en effet les recommandations efficaces pour réussir une séance plénière ? Eklesio propose son expertise dans l’univers du vote en ligne avec plus de 500 scrutins organisés en 2023. Il assiste ses clients dans la concrétisation de leurs programmes, tels que des assemblées générales, des élections professionnelles dans le secteur privé ou public, ou encore des consultations en libre accès.
Organiser en amont
La préparation préalable est indispensable pour assurer le succès de votre assemblée générale (AG). C’est à ce moment-là que vous établissez les bases d’une réunion productive et efficace, en anticipant les besoins et en créant les conditions requises pour réussir l’événement.
Définir un ordre du jour précis et exhaustif
L’ordre du jour est la structure de votre conférence. Il doit être explicite, concis et inclure tous les éléments qui seront discutés lors de la réunion. Cela offre aux participants la possibilité de se préparer en toute connaissance de cause et de poser des questions ou des remarques à l’avance. Chaque point doit également être chronométré pour respecter le déroulement prévu.
Convoquer les participants en temps et forme
Afin de respecter les règles statutaires de votre organisation, vous devez envoyer les invitations aux participants plus tôt que prévu, avant le jour de l’assemblée générale. La convocation doit par ailleurs indiquer la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Pour se conformer à la loi concernant ce document et les modalités de son expédition, il convient de consulter Legifrance qui est une plateforme publique de diffusion du droit.
Différents moyens d’envoi sont disponibles :
- courrier postal ;
- courriel ;
- affichage sur le site web ou les réseaux sociaux de votre entreprise.
Préparer les supports nécessaires
Les intervenants pourront ainsi facilement comprendre et participer si vous avez préparé des supports visuels clairs et synthétiques. Un PowerPoint ou un autre outil de présentation peut être utile pour illustrer les différents points de la séance. Si vous prévoyez de diffuser des contenus en ligne, vous devez anticiper les problèmes techniques et envisager une solution de secours en cas de défaillance du matériel.
Anticiper les besoins logistiques
À ce titre, l’endroit sélectionné pour organiser cet événement doit être adapté au nombre de participants et équipé de tout le matériel nécessaire (tables, chaises, projecteur, écran, etc.).
Animer l’assemblée générale
Il s’agit d’un art qui consiste à animer une conférence de direction et qui demande de la tactique, de la diplomatie et une bonne dose de vitalité.
Accueillir les participants et mettre en place une ambiance conviviale
Tout d’abord, réservez un accueil chaleureux aux participants et exprimez votre gratitude pour leur présence. Dans un second temps, présentez brièvement le déroulement de l’assemblée générale. Enfin, essayez d’instaurer une atmosphère agréable et propice aux conversations.
Respecter l’ordre du jour et le timing
Il convient de respecter l’ordre du jour prévu et le délai accordé à chaque point. Par la suite, il est préférable de recadrer les participants s’ils s’écartent du sujet.
Animer les débats et favoriser la participation
Dans le cadre d’une conversation, il serait judicieux d’opter pour des questions ouvertes afin de favoriser les échanges. Vous pourrez ainsi inciter les participants à s’exprimer et à partager leurs idées. De plus, le fait d’y répondre avec clarté et précision est nécessaire.
Clôturer l’assemblée générale
La conclusion d’une séance plénière ne se limite pas à une simple formalité. C’est l’occasion de terminer en beauté, de réaffirmer les engagements partagés et de laisser un souvenir positif aux participants.
Récapituler les décisions prises
À la fin de l’assemblée générale, il revient au président de récapituler les décisions prises et de s’assurer que tous les participants ont bien compris les points clés.
Remercier les participants
Vous exprimerez ensuite votre gratitude aux personnes présentes pour leur arrivée et leur participation et les encouragerez à partager un moment convivial autour d’un verre (si nécessaire).
