Les innovations technologiques ont ouvert la voie à des voies de collaboration plus efficaces que jamais. Au cours des décennies passées, les parties prenantes qui souhaitaient partager des documents avec des partenaires externes étaient confrontées à des options limitées et inefficaces. Avec la prolifération des extranets, les options pour les collaborateurs tiers sont infinies. Dans cet article, nous explorons ce que sont les extranets, comment ils peuvent être mis en œuvre sur votre lieu de travail, et des conseils pour maximiser les capacités de collaboration avec les utilisateurs externes.
Définition d’un extranet
Les extranets peuvent prendre de nombreuses formes différentes selon l’objectif qu’ils sont conçus pour servir et les collaborateurs qui les utiliseront. Par conséquent, parvenir à une définition cohésive du terme peut s’avérer difficile. Gartner définit les extranets comme « un réseau collaboratif basé sur Internet qui facilite les relations inter-entreprises en reliant une entreprise à ses fournisseurs, clients ou autres partenaires commerciaux externes. Les extranets fournissent des extensions sécurisées des processus commerciaux internes aux partenaires commerciaux externes ».
Comme l’illustre la définition de Garnter, le principal point focal des extranets est la collaboration avec des tiers. Pratiquement toutes les entreprises travaillent en conjonction avec une source externe, qu’il s’agisse de clients, de fournisseurs, de pigistes, d’investisseurs extérieurs ou d’une combinaison de ces groupes. Les extranets permettent aux parties prenantes de créer des espaces de travail numériques qui dépassent les limites de l’organisation et réduisent les cloisonnements qui se produisent généralement lors des collaborations externes. Certaines parties prenantes peuvent choisir d’utiliser un extranet qui se trouve dans l’intranet de leur entreprise et qui est complété par diverses méthodes d’authentification. D’autres dirigeants pourraient opter pour une plateforme entièrement séparée et distincte du réseau interne d’une entreprise.
Selon le type de collaboration qu’un extranet est construit pour faciliter, différents modèles de conception peuvent s’avérer plus ou moins efficaces. Dans la section ci-dessous, nous approfondissons certains des types d’extranets les plus courants que les parties prenantes peuvent utiliser pour maximiser la productivité et combler les lacunes en matière de communication.
Types d’extranets
Les extranets peuvent remplir une variété de buts différents pour les entreprises et leurs collaborateurs. Certains des types fondamentaux de réseaux externes sont les suivants :
Extranets de projet
Lorsque plusieurs parties différentes sont impliquées dans une initiative à venir, un extranet peut être un outil efficace et utile pour gérer le projet. Les autorisations personnalisables et les paramètres de confidentialité permettent de s’assurer que les informations confidentielles restent entre de bonnes mains. La collaboration entre organisations est un pilier pour de nombreux secteurs, des soins de santé à l’architecture en passant par la vente au détail et le commerce électronique. Les extranets sont un moyen facile de s’assurer que chaque collaborateur reste responsable de sa part de travail et empêche les composantes du projet de passer entre les mailles du filet.
Logistic extranets
Les extranets peuvent être particulièrement intégraux pour les entreprises de l’espace e-commerce. Ces plateformes peuvent connecter les fournisseurs aux distributeurs, aux coursiers et aux clients et maintenir ces voies ouvertes lorsqu’un échange ou une modification est nécessaire. Les extranets logistiques peuvent aider les entreprises à améliorer l’expérience des consommateurs en veillant à ce que les clients puissent facilement accéder aux mises à jour en temps réel de leurs produits et services.
Les extranets d’intégration
Un autre outil qui change la donne pour les marques qui vendent des produits en ligne : un extranet d’intégration permet de suivre les stocks et de les mettre à jour instantanément. Ces données peuvent être utilisées à des fins d’inventaire et garantissent que les informations sont facilement accessibles par plusieurs parties concernées. Les extranets d’intégration peuvent être construits sur l’intranet d’une entreprise ou hébergés sur une plateforme entièrement distincte.
Pôle d’information des employés
Pour les franchises et autres entreprises disposant d’une importante main-d’œuvre de première ligne, les extranets peuvent être un outil utile pour diffuser les informations relatives aux employés. La plateforme peut héberger les feuilles de temps des employés et d’autres informations spécifiques aux travailleurs, tout en servant de ligne directe avec le siège social de l’entreprise. Ce type d’extranet peut également permettre aux employés de soumettre leurs préoccupations ou leurs recommandations en toute confidentialité. Les extranets des employés peuvent être une ressource précieuse pour se connecter au personnel de première ligne, un sous-ensemble essentiel de la main-d’œuvre qui peut être notoirement difficile à engager.
Extranet de données financières
Les extranets sont l’une des méthodes les plus sûres et les plus sécurisées pour partager des informations confidentielles, ce qui est particulièrement important lorsqu’il s’agit de matériel sensible, y compris les finances. Un cas d’utilisation qui illustre la façon dont les extranets peuvent être utilisés dans un cadre financier concerne les cabinets comptables pendant la saison des impôts. Pendant cette période à fort enjeu, les entreprises doivent échanger rapidement des faits et des chiffres hautement confidentiels, sans compromettre la confidentialité. Les extranets peuvent aider les partenaires à partager efficacement les mises à jour et à s’assurer que seuls les bons yeux ont accès aux mesures importantes.
Plateforme client
Une plateforme dédiée aux informations sur les consommateurs peut aider à stimuler l’efficacité, améliorer la précision et mettre le client sur le siège avant. Les organisations qui donnent aux consommateurs l’accès à un extranet afin d’auto-déclarer diverses données et métriques automatiseront essentiellement cette partie du processus de travail tout en mettant en œuvre une fonctionnalité de libre-service.
Bénéfices d’un extranet
Les extranets peuvent s’accompagner d’une foule d’avantages, quel que soit le type de réseau utilisé par votre organisation. Voici quelques-unes des améliorations les plus notables auxquelles les parties prenantes peuvent s’attendre après la mise en œuvre d’un extranet :
Maximiser le partage des connaissances
L’un des plus grands avantages des collaborateurs tiers est la connaissance extérieure et la perspective unique qu’ils apportent à la table. Avec un extranet, une entreprise peut profiter pleinement des idées et de l’expertise de toutes les personnes impliquées dans la collaboration. Les partenaires externes disposent d’une plateforme puissante pour partager les meilleures pratiques, s’exprimer sur des sujets urgents et fournir un retour d’information précieux pour résoudre les problèmes des interactions futures. Un extranet encourage tout le monde à peser et optimise le flux d’informations à travers toutes les parties.
Garder les informations confidentielles et sécurisées
Dans de nombreuses collaborations inter-organisationnelles, les parties prenantes doivent s’assurer que les utilisateurs tiers disposent des informations dont ils ont besoin pour participer sans divulguer de documents confidentiels. Les extranets peuvent permettre aux dirigeants de gérer facilement qui peut voir quoi grâce à des options de permissions personnalisables et à divers modes d’authentification. Les plateformes externes sont considérées comme l’un des moyens les plus sûrs de partager des documents et des données grâce à leur large éventail de contrôles de confidentialité et de permissions.
Recevoir des mises à jour en temps réel de manière transparente
À l’ère moderne, les clients veulent le plus d’informations possible. Les consommateurs s’attendent à pouvoir suivre l’état de livraison des produits qu’ils ont commandés, tout comme les clients préfèrent des mises à jour fréquentes concernant les projets à venir. Les extranets aident les organisations à fournir le type de notifications minute par minute que les consommateurs attendent, sans grever les niveaux de productivité des employés. Les clients et les consommateurs peuvent se voir accorder l’accès à un réseau externe qui leur permet d’accéder à des mises à jour en temps réel chaque fois qu’ils le souhaitent ou qu’ils en ont besoin.
